In der modernen Arbeitswelt kommt es auf eine gute Work-Life-Balance an, denn gesunde und motivierte Mitarbeiter arbeiten produktiver und sind auch bereit, flexibel mehr als 100 Prozent Einsatz zu bringen. Um die Arbeitszeiten stets transparent zu machen, sollte man auf digitale Prozesse zurückgreifen.
Stets eine gute Übersicht
Die digitale Verwaltung der Arbeitszeit ist ein Prozess, den man vergleichsweise einfach einführen kann und der sofort einen großen Mehrwert bietet. Für den Arbeitgeber hat es den Vorteil, dass er seiner gesetzlichen Verpflichtung einer Anwesenheitskontrolle nachkommt und stets eine gute Übersicht über die Zeitkonten der Mitarbeiter hat. Er gibt zudem die Verwaltung der Arbeitszeit an die Mitarbeiter ab, was viel Zeit in der Personalabteilung spart.
Für die Mitarbeiter ist ein solcher Prozess ebenfalls sehr interessant, da jeder seine Arbeitszeitverwaltung in den Händen hat und so auch besser seine Arbeitszeit mit der Freizeit harmonisieren kann. Weiterhin hat der Mitarbeiter zum Beispiel mit einer Factorial Arbeitszeitverwaltung die Möglichkeit, seine Arbeitszeiten einzusehen. Er kann somit selbst sehen, wie sein Verhältnis von der Soll- zur Ist-Zeit ist und kann so auch steuern, wann er mal länger und mal kürzer arbeiten kann.
Fehlzeiten werden mit einem solchen Tool deutlich minimiert, da ein genehmigter Urlaub ebenso in die Übersicht mit einfließt wie andere Fehlzeiten, zum Beispiel für Fortbildungen. Dies erleichtert zusätzlich die Arbeit der Personalabteilung und hilft bei der Erfüllung gesetzlicher Vorschriften.
Digitale Buchung von Arbeitszeiten
Ein Schritt vor der digitalen Verwaltung von Arbeitszeiten ist die digitale Zeiterfassung, da nur mit ihr die richtigen Zeiten automatisch ins System kommen. Für die Buchungen des Arbeitsbeginns, des Arbeitsendes und der Pausen stehen Buchungsmasken am PC, eine App und QR-Codes, zum Beispiel am Personaleingang, zur Verfügung. Man ist somit sehr flexibel und kann sich den Bedürfnissen der Mitarbeiter anpassen. Gerade diese Flexibilität ist auch ideal für das Arbeiten im Homeoffice oder im Außendienst. Man braucht nicht wie bisher im Nachgang eine Korrekturbuchung zu machen, die dann auch noch einen Genehmigungslauf nach sich zieht.
Doch nicht nur der Mitarbeiter profitiert, auch der Arbeitgeber profitiert, da er einen wichtigen gesetzlichen Punkt damit erfüllen kann, nämlich den der Anwesenheitskontrolle. Stempelt sich ein Mitarbeiter außerhalb des Büros ein, wird dies automatisch protokolliert. Gegenüber dem Arbeitgeber ist dieses System daher sehr transparent und erlaubt es auch, aus den gesammelten Daten Analysen und Statistiken zu ziehen. Die Personalabteilung und weitere berechtigte Personen haben somit immer einen aktuellen Überblick.
Weitere Tools vereinfachen die Arbeit der Personalabteilung
Die digitale Arbeitszeitverwaltung ist in Verbindung mit den digitalen Buchungen eine hervorragende Entlastung für die Personalabteilung. Doch es gibt noch mehr Prozesse, die man problemlos anschließen kann, zum Beispiel die Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung. Hiermit kann ein Mitarbeiter seine Urlaube und Abwesenheiten selbst eintragen. Es entsteht ein transparentes Bild für das Unternehmen und den Mitarbeiter. Aber auch innerhalb einer Gruppe oder Abteilung kann diese eingesehen werden, sodass eine bessere Abstimmung im Team stattfinden kann.
Diese und noch viele weitere Tools entlasten eine Personalabteilung und lassen ihnen mehr Zeit, sich um das Personal und deren Entwicklung zu kümmern. In der Wirtschaft sind solche digitalen Systeme bereits im Einsatz, sodass sich einige Mitarbeiter des Personalmanagements mehr auf ein Talentmanagement konzentrieren. Sie entdecken so in ihrer Belegschaft geeignete Mitarbeiter, die später Führungsaufgaben übernehmen können. Bis dahin müssen sie Fortbildungen machen und an ihre potenziellen Aufgaben herangeführt werden. Ein solcher Prozess braucht seine Zeit und eine gute Betreuung, es lohnt sich also, langfristig Ressourcen in der Personalabteilung zu schaffen.
Ein Fazit
Die Digitalisierung ist in Unternehmen kaum mehr aufzuhalten. Es lohnt sich also zu schauen, wo man frühzeitig aufwendige Prozesse durch digitale Tools ersetzen kann. Besonders in der Personalabteilung gibt es einige Möglichkeiten, die es zu prüfen lohnt.
