Der 27. März 2024 – an diesem Tag verkündete das Bundesgesetzblatt das unter Federführung des Bundesministeriums für Finanzen ins Leben gerufene Wachstumschancengesetz. Das Ziel dahinter: die Wirtschaft entlasten und ihr dadurch zu neuem Wachstum verhelfen. Ein Pfeiler des Gesetzentwurfs ist die verpflichtende Umstellung auf die E-Rechnung, die ab 1. Januar 2025 für kleine, mittelständische und große Unternehmen gilt.
Die digitale Rechnungsstellung und die daraus resultierenden Änderungen für Unternehmen
Die Ampel-Regierung stellte das Wachstumschancengesetz bereits im August 2023 während der Kabinettsklausur in Schloss Meseberg vor. Wenige Monate später – im November des gleichen Jahres – stimmte der Bundestag dem Gesetzentwurf zu. Im Bundesrat traf er jedoch auf Widerstände, sodass im März 2024 eine Light-Version veröffentlicht wurde. In dieser wurden einige Punkte aus der ursprünglichen Fassung gestrichen, darunter die Prämie für Unternehmen, die in mehr Energieeffizienz investieren. Was jedoch bleibt, ist die E-Rechnungspflicht.
Die elektronische Rechnung soll ab 2025 im B2B-Bereich verpflichtend eingeführt werden. Sie ersetzt als E-Dokument das bisherige PDF- oder Papierformat, wobei Inhalte und Rechtsfolgen identisch bleiben. Als deutscher Standard für die elektronische Rechnungsstellung sowie den dazugehörigen Datenaustausch zwischen Unternehmen gilt die auf dem XML-Format basierende X-Rechnung. Mit ihr passt sich Deutschland an die internationalen Rechnungslegungsstandards nach EN-16931 an.
Papierrechnung und E-Rechnung – Die Unterschiede im Überblick
Rechnungsinhalte sind auf einer Rechnung in Papier- oder PDF-Form bildhaft dargestellt und lassen sich nicht elektronisch weiterverarbeiten. Ihre Strukturierung sowie die Integration in eine Buchhaltungssoftware erfordern manuellen Aufwand oder zusätzliche Systeme. Im Gegensatz dazu soll die E-Rechnung das Rechnungswesen in Unternehmen digitalisieren und automatisieren, indem sie:
- Rechnungsinhalte nach EU-Norm strukturiert ausstellt
- elektronisch übermittelbar und empfangbar ist
- als rein semantisches Datenformat die elektronische Weiterverarbeitung der Rechnungsinhalte ohne Medienbrüche erlaubt
Elektronische Rechnungen unterliegen zur maschinellen Verarbeitung dem XML-Format, sodass keine bildhafte Darstellung stattfindet. Um die Rechnungsinhalte für das menschliche Auge lesbar zu machen, werden Visualisierungsprogramme benötigt. Entsprechende Programme sind für Unternehmen ab Januar 2025 verpflichtend, um E-Rechnungen empfangen und lesen zu können. Für die obligatorische Ausstellung elektronischer Rechnungen gilt jedoch eine Schonfrist bis zum 31.12.2026. Bis zu diesem Stichtag dürfen Zahlungsaufforderungen mit Zustimmung des Rechnungsempfängers weiterhin auf Papier oder in einem anderen Dateiformat übermittelt werden.
Wie verändert sich die unternehmerische Buchführung durch die Steuergesetzgebung 2025?
Die obligatorische Verwendung von E-Rechnungen fällt im Wachstumschancengesetz unter den Bereich „Umsatzsteuer“ und soll zu einer Entlastung von Unternehmen beitragen. Hauptsächlich in der Buchführung profitieren sowohl Rechnungssteller als auch Rechnungsempfänger von:
- einer vereinfachten Rechnungsstellung
- einer optimierten Rechnungsverarbeitung
- einer gesteigerten Datenqualität
Durch die digitalisierte und automatisierte Form von Rechnungsversand und -verarbeitung ergeben sich zudem hohe Einsparpotenziale, etwa für Papier, Porto und Personalkosten. Ein weiterer Vorteil ist die ortsunabhängige Rechnungsstellung und -bearbeitung in Form einer dezentralen Buchführung.
INFO: Die E-Rechnung bleibt hinsichtlich der Buchführung nicht die einzige Veränderung für Unternehmen. Zu einem späteren Zeitpunkt soll laut dem Wachstumschancengesetz die Pflicht folgen, Umsätze im B2B-Bereich transaktionsbezogen in einem bundeseinheitlichen Meldesystem zu hinterlegen.
Die aktualisierten Umsatzsteuerregeln sollen die Verwaltungskosten in Unternehmen senken, Umsatzsteuerbetrug erschweren und dem Staat dadurch Umsatzsteuermehreinnahmen von jährlich bis zu 18 Milliarden Euro einbringen. Da elektronische Rechnungen die Rechnungsstellung übersichtlicher gestalten, können sie zudem die Compliance-Kosten in Unternehmen reduzieren.
Die E-Rechnung trägt zur Nachhaltigkeit in Unternehmen bei
Das Thema Nachhaltigkeit wird zukünftig in der Unternehmenslandschaft mehr Raum einnehmen. Bereits die E-Rechnung trägt zu einem nachhaltigeren Umgang mit Ressourcen bei, indem sie die Rechnung in Papierform ablöst. Ob und wie sich große kapitalmarktorientierte Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern darüber hinaus für Umweltbelange einsetzen, müssen sie bislang in Form einer Nachhaltigkeitsberichterstattung im Lagebericht offenlegen. Zudem werden in dieser unter anderem folgende Aspekte erfasst:
- Sozial- und Arbeitnehmerbelange
- Bekämpfung von Korruption und Bestechung
- Achtung der Menschenrechte
Die CSR-Richtlinie zielt darauf ab, im Sinne des „Green Deals“ eine nachhaltige und wettbewerbsfähige Wirtschaft zu fördern. Daher greift sie ab dem 1. Januar 2025 auch für Betriebe, die bisher nicht unter die Corporate Sustainability Reporting Directive fielen. Dazu gehören sämtliche Unternehmen, die zwei dieser drei Größenkriterien erfüllen:
- 250 Beschäftigte oder mehr
- Bilanzsumme von mindestens 25 Millionen Euro
- Nettoumsatzerlöse von mindestens 50 Millionen Euro
Auch kleine und mittlere Unternehmen sowie Selbstständige mit mindestens zehn Mitarbeitern betrifft die Nachhaltigkeitsberichterstattung, insofern sie kapitalorientiert agieren. Allerdings wird für KMUs ein Übergangszeitraum bis 2028 gelten. Das Kürzel CSR meint zudem „Corporate Social Responsibility“ und damit eine gesellschaftliche Unternehmensverantwortung hinsichtlich Umwelt und Sozialem. Vorteile sind unter anderem ein positives Unternehmensimage, die hohe Kundentreue und die Attraktivität als Arbeitgeber. Ein Teil der CRS-Strategie ist die E-Rechnung.
Tipp: Die elektronische Rechnungsstellung gestaltet die Buchführung leichter und übersichtlicher. Sie trägt zum effektiven Risikomanagement von Unternehmen bei, indem sie Umsatzsteuerfehlübertragungen vorbeugt und vor unnötigen Compliance-Kosten schützt.
