Projekte: Eine Projektmanagement-Software bringt Ordnung ins Chaos

Symbolbild Projekt-StatiusFoto: Eden Constantino von Unsplash.de

Nicht selten münden Projekte in ein Tohuwabohu. Unklare Zuständigkeiten, Ungewissheiten über die Art der Arbeit und eine übermäßige Beschäftigung mit nebulös erscheinenden Abläufen machen jedes Projekt zu einem Fiasko. Leider sind Staus und zähfließender Verkehr auf den verschlungenen Projektwegen eher die Regel als die Ausnahme. Nur 27 Prozent der Projektarbeit bezieht sich nach einer Wirtschaftsstudie auf die anstehenden Tätigkeiten. 60 Prozent des Arbeitsaufwandes kostet hingegen die Koordination, während weitere 13 Prozent der Beschäftigungen auf das Konto von Strategie und Planung gehen.

Zoho Projects verleiht Remote-Projekten Flügel

Abhilfe tut also Not, um Projekte hinsichtlich des Ziels und Wegs zu befriedigenden Ergebnissen zu führen. Vor allem bei Projekten ab einer gewissen Größe und Komplexität vermittelt die Implementierung einer leistungsstarken Projektmanagement-Software (PMS) einen erheblichen Mehrwert. Eine solche PMS verfügt über nützliche Funktionen in Bezug auf Projektplanung, Aufgabenzuordnung, Ressourcenmanagement, Controlling und Kommunikation und offenbart ungenutzte Potenziale.

Das Hamburger Online-Marketing-Unternehmen, die codafish GmbH, erfüllt diese Ansprüche. Seine cloudbasierte Softwarelösung für Projektmanagement Zoho Projects punktet mit zahlreichen cleveren Optionen, die das Arbeiten im Projekt übersichtlicher und effizienter gestalten. Besonders Teams, die remote oder hybrid arbeiten und sich online abstimmen müssen, profitieren von den vielfältigen Möglichkeiten, um Workflows, Benachrichtigungen und Rechnungsstellung zu automatisieren:  

Worauf es bei der PMS-Suche ankommt

Grundlage für einen PMS-Anbietervergleich sollte das magische Dreieck aus Leistung, Kosten und Terminen sein. An der Optimierung dieser Bereiche sollte sich der Qualitätscheck orientieren.

Visualisierung von Aufgaben

Wichtig ist zunächst eine klare Definition der Zuständigkeiten. Jeder am Projekt beteiligte Mitarbeiter sollte seine Aufgaben kennen, die jeweils mit den dazugehörigen Fristen versehen sind. Im Sinne einer Differenzierung sind To-do-Listen mit Meilensteinen und Prioritäten sinnvoll. Eine solche Staffelung erleichtert es Projektleitern ferner, die Notwendigkeit von Interventionen zu erkennen, um bei Bedarf regulierend in die Abläufe einzugreifen. Mit Kanban-Boards und GANTT-Diagrammen verfügt die PMS Zoho Projects über zwei leistungsfähige Werkzeuge, die jeweils agilen Werten verpflichtet sind und bei der Visualisierung unterschiedliche Schwerpunkte setzen.

Kommunikation im Team

Dass Soft Skills im Berufsleben immer wichtiger werden, lässt sich gut an der Realität in der Projektarbeit nachvollziehen. So müssen sich die Beschäftigten in Projekten gegenseitig abstimmen, wechselseitig unterstützen und über wichtige Einzelheiten informieren. Ein guter Zusammenhalt fördert die Dynamik im Team, trägt zur Motivation bei und verbessert die Problemlösungskompetenzen.

Aus diesen Gründen dürfen Unternehmer bei der Auswahl einer geeigneten PMS von einem entsprechenden Mindset ausgehen, das die Kommunikation im Team auf vielfältige Weise fördert. Sinnvolle Tools sind hierfür Chats sowohl für die Gruppe als auch für die Interaktion zwischen Personen. Damit auf den bisher erzielten Ergebnissen aufgebaut werden kann, sollten die Gesprächsverläufe dauerhaft gespeichert bleiben. Foren dienen ebenfalls der Kommunikation und bieten den Mehrwert der Gliederung nach Themen für die einzelnen Diskussionsstränge.

Direkte Mitteilungen an einzelne Beschäftigte ermöglichen es Projektleitern, Aufgaben und Abhängigkeiten klar und präzise zu benennen. Durch den im Gegensatz dieser Nachrichten mit formellem Charakter zu Chat und Forum unterstreichen sie die Relevanz der Mitteilung oder Zuweisung. Die PMS sollte außerdem das Bearbeiten von Dateien ermöglichen, die sich downloaden, uploaden, speichern, teilen und gemeinsam verwalten lassen. Kommentare und Erinnerungen unterstützen ebenfalls den Workflow.

Ressourcenverwaltung

Unternehmen müssen mit den verfügbaren Ressourcen haushalten. Überdies kann sich der Bedarf von Projekt zu Projekt, aber auch von Projektphase zu Projektphase ändern. Ein sinnvolles Ressourcen-Management ermöglicht die Planung und Zuteilung von Ressourcen, die sich unter anderem im Material, Ausrüstung und Personen aufgliedern lassen.

Mit einer Zusammenstellung der Kosten lassen sich einzelne Ideen für den Projektablauf besser mit Blick auf die Kosten-Nutzen-Relation miteinander vergleichen. Im Idealfall ist es mit der PMS möglich, Ressourcen ebenso wie Aufgaben zu priorisieren, Engpässe zu identifizieren, die Mittel für das Projekt bei Bedarf neu zuzuweisen und eine effiziente Rechnungsstellung zu gewährleisten.

Ein optimierter Workflow wird gelebt

Eine gute PMS bietet allen Stakeholdern jederzeit die Kontrolle, Übersicht und Transparenz über das Projekt. Projektleiter profitieren von einer Optimierung des Personaleinsatzes mit klaren Zuständigkeiten und einer besseren Kontrolle über die verursachten Kosten. Wichtige Funktionen der PMS dienen der Förderung von Kommunikation und Zusammenarbeit im Team. Das Gesamtpaket trägt schließlich zu einer signifikanten Erhöhung der Arbeitseffizienz und schnellen Projektumsetzung bei, denn erst mit einem optimierten Workflow wird das Projekt zum Erfolg.