Meeting, Events und Get Togethers werden neu organisiert und digitalisiert.

Unternehmen veranstalten im Normalfall eine Menge Events und Meeting. Schulungen für Mitarbeiter, ein Come-Together mit diversen Partnern, Kunden-Treffen oder eine wichtige Personalversammlung – stets kommen viele Menschen zusammen. Man braucht neben hervorragenden Inhalten und einer guten Präsentation auch immer eine gute Location und ein ansprechendes Rahmenprogramm. In Zeiten der Pandemie hat sich aufgrund der Kontaktbeschränkungen hier ein drastischer Wandel bemerkbar gemacht. Immer mehr Meetings werden rein digital oder als Hybrid-Veranstaltung abgehalten.

Analog, digital oder als Hybrid – Veranstaltungen verändern sich

Wir alle kennen klassische Veranstaltungen, die meist in einem ähnlichen Rahmen stattfinden. Viele Menschen sind in ihrer Funktion als Kunde, Lieferant oder Netzwerk-Partner eingeladen. Man trifft sich in einem mehr oder weniger großen Veranstaltungsraum im Unternehmen, in einem Hotel oder auch in Locations wie dem Kino. Im Saal sitzen die Teilnehmer, während auf der Bühne mehr oder weniger aufwendig und multimedial unterstützt einer oder mehrere Referenten Inhalte vorstellen.

Selbst die Mitgliederversammlung eines kleinen Vereins findet auf diese Art und Weise statt, wobei selbst hier kaum noch jemand aus dem Vorstand ohne eine einfache Power-Point-Präsentation, einen Beamer und eine Leinwand auskommt.

Ob Schulung, Netzwerktreffen, Erfa-Kreis oder andere Form der Zusammenkunft, sie bedeuten für alle Teilnehmer in analoger Form eine Menge Aufwand: Man muss zunächst einmal mit Bus, Bahn, Auto oder Flugzeug zum Veranstaltungsort fahren und natürlich auch wieder zurück. Je nach Entfernung kommt oft auch noch eine Übernachtung dazu. Nicht selten gehen so zwei Arbeitstage für ein Meeting drauf, die jeweils vor- oder nachgearbeitet werden müssen.

Es ist daher nicht verwunderlich, dass immer mehr Unternehmen auf digitale Veranstaltungen umsteigen. Hier müssen weder Referenten noch Teilnehmer reisen, sondern können sich einfach und bequem vom Rechner aus einloggen und an der Präsentation teilnehmen. Spätestens seit der Pandemie hat wahrscheinlich jeder schon an einer digitalen Schulung oder Versammlung teilgenommen.

Bei rein digitalen Events fehlt nun leider der persönliche Austausch in den Pausen, was den Aufbau eines guten Netzwerkes etwas schwieriger macht. Die Vorzüge gleichen dies allerdings wieder aus. Immer mehr Unternehmen setzen daher heute auf sogenannte Hybrid-Events. Hier können die Teilnehmer und manchmal auch die Referenten entscheiden, ob sie unbedingt wirklich vor Ort teilnehmen wollen oder aber, ob sie virtuell zugeschaltet werden.

Wer sich selbst oder seinen Mitarbeitern die Umsetzung so einer hybriden Veranstaltung nicht zutraut, der kann sich dafür professionelle Agenturen aussuchen, die sich mit der Durchführung auskennen.

Die Unterstützung von Event-Agenturen nutzen

Es ist in vielen Fachbereichen sinnvoll, sich professionelle Partner zu suchen. Kaum ein Unternehmen käme selbst auf die Idee, Flyer, Homepages und Werbemittel zu gestalten. Umgekehrt wird die Werbeagentur kaum die Firmenküche selbst umbauen.

Im Veranstaltungs- und Eventbereich ist es besonders praktisch, von den Erfahrungen professioneller Event-Agenturen zu profitieren. Die Agentur fragt detailliert ab, welche Art von Veranstaltung stattfinden soll, welche Anzahl von Personen erwartet wird und welches Budget zur Verfügung steht.

Wo man als einzelner Unternehmer so ein Event ansonsten neben dem Tagesgeschäft planen müsste, macht die Agentur passende Vorschläge zur gewünschten Veranstaltung. Die Durchführung von einem Tag der offenen Tür wird dabei gänzlich anders aufgezogen als die Jahreshauptversammlung einer Aktiengesellschaft.

Agenturen kennen passende Locations, die in vielen Fällen aufgrund des Ambientes mehr Gäste und Teilnehmer anlocken. Auch ein attraktives Rahmenprogramm sorgt gerade bei viel beschäftigten Menschen dafür, dass eher eine Zusage zustande kommt.

Zuverlässige Organisation und Technik

Wer jeden Tag als Profi mit einem Team aus Event-Managern, Ablauf-Planern und Technikern Veranstaltungen durchführt der weiß, worauf es bei unterschiedlichen Anlässen ankommt. Wer eine Agentur bucht, der profitiert von dem vorhandenen Portfolio und bekommt die richtigen Fragen gestellt. Handelt es sich beispielsweise um ein offenes Angebot, um Neukunden zu akquirieren, müssen Ansprache, Werbung und Location auf die Zielgruppe abgestimmt werden.

Eine Zusammenkunft wichtiger Lieferanten oder Kunden hingegen baut auf bestehenden Geschäftsbeziehungen auf und es können daher andere Prioritäten gesetzt werden. Hier sollte die persönliche Beziehung im Vordergrund stehen, um dauerhaft eine gute Zusammenarbeit zu garantieren.

Agenturen können obendrein den Ablauf positiv beeinflussen. Im Rahmen einer Gesellschafterversammlung will vielleicht der Gastgeber die Gelegenheit nutzen, einmal im Jahr alle Themen, Erfolge und Herausforderungen geballt darzustellen. Was in einer sechsstündigen Präsentation mit detaillierten Inhalten mündet, sollte unbedingt durch Pausen, Catering und kleine Highlights aufgelockert werden.

Neben diesen organisatorischen Details sorgt eine Event-Agentur für einen reibungslosen Ablauf. Dies betrifft insbesondere die Technik oder auch die Beleuchtung. Wie oft saß man schon im Konferenzraum eines fremden Hotels, wo niemand die durchs Fenster auf die Leinwand scheinende Sonne ausblenden konnte – bis irgendwann der herbeigerufene Hausmeister den Raum komplett verdunkelt.

Neben diesen lösbaren Herausforderungen vor Ort ist ein IT-Team für digitale und Hybrid-Veranstaltungen unerlässlich. Hier stehen Profis den digitalen Teilnehmern zur Verfügung, bei denen Bild oder Ton streiken. Oft werden bei solchen Events Abstimmungen durchgeführt, die dann im wichtigen Moment aufgrund technischer Probleme doch nicht funktionieren. Hier kann dann der Referent den Zeitpunkt einer Abstimmung verschieben, während sich das Technik-Team um die Behebung der Probleme kümmert.

Gute Planung, ein reibungsloser Ablauf, technischer Support und eine raffinierte Location sorgen dafür, dass alle Teilnehmer und Referenten bei Veranstaltungen und Events einen rundum gelungenen Tag erleben.