Für kleinere Unternehmen selbst für Start ups kann eine ISO-Zertifizierung sehr sinnvoll sein.
ISO-Zertifizierung brauchen wir das? Gerade viele kleine und auch mittelständische Unternehmen denken, sie benötigen sie nicht: Sie hätten einen guten Ruf, die Kunden waren immer mit der Qualität, Termintreue und auch mit den Preisen zufrieden gewesen. Das ist ein naheliegender Gedanke, aber leider führt er mittlerweile in die Irre. Denn, das kann Aufträge, Umsatz und letztendlich auch Gewinn kosten.
Denn wenn Unternehmen Zulieferer für die Automobil-, Luftfahrt, Lebens-, Futtermittel-, pharmazeutische Industrie oder die Gesundheitsbranche sind, dann haben sie genaugenommen so gut wie keine Wahl. Denn Unternehmen, die diesen Branchen angehören, müssen fast immer ein durchgehendes Qualitätsmanagement dokumentieren. Nicht zertifizierte Unternehmen haben meistens gar keine Chance einen Auftrag zu erhalten. Schlimmer noch, sie können häufig nicht einmal ein Angebot abgeben. Deshalb sollte man vorausschauend eine ISO Beratung und Audits durchführen.
Es ist daher sehr sinnvoll sich auch als kleines oder mittleres Unternehmen mit den Abläufen, der Qualitätspolitik und -zielen auseinandersetzt und eine Zertifizierung vorbereitet. Die Kosten sind natürlich Betriebsausgaben und voll absetzbar.
Doch das ist nicht immer üblich. Der Geschäftsführer einer bekannten Zertifizierungsagentur merkte einmal an: ‚Es gibt viele Geschäftsführer, die leasen lieber einen größeren und überdimensionierten Firmenwagen, statt vorausschauend sich zu zertifizieren. Sie denken, ist ja immer noch gut gegangen‘.
Das Zertifizierungen unter Zeitdruck häufig einen weit erhöhten Aufwand mit sich bringen, ist ihnen nicht bewusst.
Die Vorteile von Zertifizierungen
Zertifizierungen bewirken:
- Aufgaben und Verantwortlichkeiten sind klarer und eindeutiger geregelt und zugewiesen.
- Es besteht Sicherheit über Abläufe, Prozesse und Methoden. Das Ende von: ‚…haben wir immer schon so gemacht…‘
- Im Unternehmen wird Wissen gebündelt und außerdem werden Qualifikationslücken aufgedeckt.
- Da auch Schwachstellen identifiziert werden, kann durch Gegenmaßnahmen die Effizienz gezielt gesteigert und Fehler oder Ausschuss minimiert werden.
Die ISO Normen:
Normen (ISO, DIN, EN) sind für alle Betriebe frei in der Anwendung. Sie stellen mehr Verbindlichkeit und Verlässlichkeit her.
- Sie regeln die Aufgaben, den Umgang und die Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter für alle relevanten Ressourcen.
- Verbinden Prozesse und Methoden. Es werden Ziele formuliert, entsprechende Maßnahmen zur Zielerreichung definiert und so wird die Basis für die Sicherstellung von Ergebnissen geschaffen.
- Führen zu einer Bündelung des Wissens. Dadurch wird ein Mehrwert erzeugt. Schulungen und eventuell notwendige Qualifikationen wirken ergänzend.
- Machen das Unternehmen sicherer, denn sie liefern einen Beitrag beim Erkennen und Beseitigen von Risiken und Schwachstellen.
- Der kontinuierliche Ablauf von Arbeitsprozessen wird verbessert.
Die gesteigerte Transparenz sorgt im Falle eines Falles auch für eine rechtlich bessere Absicherung und Position des Unternehmens. Besonders dadurch, dass alles klar und nachvollziehbar dokumentiert ist.
Häufige ISO Normen
Nicht jedes Unternehmen muss für jeden jedes Feld sich ISO-zertifizieren. Von einem Beratungsunternehmen wird eher selten ein Arbeitsschutz- oder Energiemanagement gefordert. Dafür wird die Informationssicherheit wesentlich wichtiger sein.
- ISO 27001: Informationssicherheit
- ISO 8601: Datum- und Zeitangaben
- ISO 50001: Energiemanagement
- ISO 14001: Umweltmanagement
- ISO 45001: Arbeitsschutzmanagement
- ISO 31000: Risikomanagement
- ISO 9001: Qualitätsmanagement
- ISO 26000: Wirtschaftsethik (keine zertifizierbare Norm, sondern Handlungsleitfaden zu Nachhaltigkeit, gesellschaftlicher Verantwortung, Transparenz, Menschenrechte, Ethik)
Wann ist eine Zertifizierung für Kleinbetriebe sinnvoll?
Wenn ein Unternehmen sich langfristig absichern möchte oder neue Kundengruppen bzw. Märkte erschließen will, ist eine Zertifizierung sinnvoll. Eine ISO-Zertifizierung stellt auch für Kunden, die sie nicht verlangen, ein Qualitätskennzeichen und Vertrauensmerkmal dar.
Wer langfristig wachsen möchte, neue Märkte erschließen oder die Redundanz eines Unternehmens verbessern will, sollte eine Zertifizierung einplanen. Schnell gewachsene Unternehmen oder Start ups bzw. Grown ups stärken durch die Zertifizierung innere Abläufe.
Je komplexer und größer ein Unternehmen wird, desto mehr bedarf es klarer und transparenter Regeln, die auch neuen Mitarbeitern das Einarbeiten und die korrekte Ausführung der Tätigkeiten erleichtern. Auch intern hilft eine Zertifizierung neue Mitarbeiter schneller einzuarbeiten.
Was umfasst eine Zertifizierung?
Eine erstmalige Zertifizierung wird in zwei Etappen durchgeführt:
- Die erste Etappe ist die Bereitschaftsanalyse, also eine Standortbestimmung.Es wird geklärt, was bereits alles vorhanden ist und welche Audits noch notwendig sind.
- In der zweiten Etappe werden die Prozesse des Unternehmens im Detail auditiert. Das ist ein Mix aus Abteilungs- und Mitarbeiterbefragungen. Die Abläufe und Verantwortlichkeiten werden aufgenommen, die Dokumentation wird überprüft. Zum Abschluss wird alles bewertet.
Haben die beiden Etappen ein positives Ergebnis, wird eine Zertifizierung empfohlen. Falls nicht, dann erhält das Unternehmen ‚Hausaufgaben‘ um die Zertifizierung zu erreichen.
Ein Praxistipp, je besser ihr Unternehmen organisiert und strukturiert ist, desto einfacher ist es die Zertifizierung zu erreichen. Oder wie heißt es so schön in einem Werbespruch wenn ein Kind vom Zahnarzt kommt: ‚Mutti – Mutti, er hat überhaupt nicht gebohrt.‘
Viele Unternehmen berichten, dass mit der Zertifizierung der Betriebsablauf sowie die Zusammenarbeit von Mitarbeitern und Teams reibungsloser funktionieren.
