Gerade wenn die Wirtschaft schwächelt oder in der Rezession ist steigt: Das Insolvenzrisiko steigt.
In Hamburg werden jedes Jahr, ob als Einzelunternehmen, UG-Gesellschaft, GmbH oder GmbH & Co. KG, viele Internet, Werbe- und Kommunikationsagenturen gegründet. Der große Vorteil, für die Unternehmensgründung wird relativ wenig Kapital benötigt. Wichtiger ist, dass eine neue Agentur Startkunden hat. Allerdings, die Konjunktur befindet sich in Deutschland auf Talfahrt. Gerade der Einzelhandel ist im Abwind. Auch Kommunikationsagenturen sind als Dienstleister davon betroffen. Sie haben Leistungen erbracht und die Kunden geraten in Zahlungsverzug.
Wie beugt eine Firma einem Zahlungsverzug vor?
Die beste Vorbeugung gegen Zahlungsverzug ist die richtige zeitnahe Rechnungserstellung. Der Rechnungsempfänger (korrekte Firmierung) muss klar benannt werden. Die Zahlungsfrist (Fälligkeit) muss sofort ersichtlich sein. Denn ohne eine klare Zahlungsfrist kommt ein Kunde nicht in Zahlungsverzug. Wenn der Kunde die Zahlungsfrist überschreitet sind Sie nach BGB berechtigt Verzugszinsen im gesetzlichen Rahmen zu berechnen. Entscheidend ist, dass Sie die Verzugszinsen richtig berechnen.
Betriebswirtschaftliche Auswertungen zeigen, dass ein konsequentes formgerechtes Mahnwesen Zahlungsausfälle um bis zu 54 Prozent reduzieren kann. Das kann im Einzelfall viel Geld bedeuten oder den Fortbestand des Unternehmens riskieren.
Wenn ein Kunde nicht zahlt, dann gilt ein einfacher kaufmännischer Grundsatz: Entweder der Kunde kann nicht zahlen oder er will nicht zahlen. Bei aller Höflichkeit, Sie müssen als Unternehmen den Kunden rechtlich klar in den Zahlungsverzug setzen. Aus diesem Grund müssen Mahnungen zeitnah schriftlich erstellt und formgerecht verfasst werden.
Telefonische Zahlungserinnerungen/ -Mahnungen können helfen. Allerdings haben diese im gerichtlichen Mahnverfahren keinen Bestand. Gehen Sie davon aus, dass ein Schuldner der nicht zahlen will, das weiß und Sie am Telefon ‚abwimmelt‘ bzw. hinhält. Sie verlieren Zeit und bekommen kein Geld. Erstellen Sie immer ein Telefonprotokoll: Datum, Uhrzeit, Gesprächspartner, Gesprächsdauer und Inhalt bzw. die Zusagen des Schuldners.
Achtung: Telefonate dürfen Sie nicht einfach mitschneiden! Denken Sie immer daran, Schuldner die nicht zahlen wollen, sind meistens Weltmeister im gebrauchen von dubiosen Ausreden bzw. machen Ihnen viele Versprechungen.
Mahnungen – die klassische kaufmännische Eskalationsstufen
Die klassischen Eskalationsstufen im Mahnwesen sind nicht alle rechtlich bindend, aber haben sich im kaufmännischen Geschäftsleben bewährt:
- Die telefonische Mahnung
Stellen Sie vor einer Telefonmahnung eine Agenda mit den Basics (Auftrag, Rechnungsnummer,-datum und -summe sowie den Zahlungsverzug auf. Kommunizieren Sie klar und deutlich – nicht um den heißen Brei herumreden! - Die freundliche Zahlungserinnerung:
Hier wird auf die Überschreitung der Zahlungsfrist lediglich freundlich erinnert: ‚… gewiss haben Sie übersehen‘ … oder ‚…sollte die Rechnung bereits beglichen sein…‘ - Die erste Mahnung:
Hier wird klar das Wort Mahnung verwendet und es wird eine klare realistische Zahlungsfrist gesetzt. Verweisen Sie darauf, dass Sie das gerichtliche Mahnverfahren einleiten können: ‚… konnten wir leider noch keinen Zahlungseingang feststellen …‘) - Die zweite Mahnung:
Ist eine reine Höflichkeit und nicht zwingend vorgeschrieben. De facto verlängern Sie damit nur die Zahlungsfrist. - Die dritte und letzte Mahnung:
Ist ebenfalls Höflichkeit. Das gerichtliche Mahnverfahren können Sie bereits mit der ersten Mahnung, wenn Sie korrekt gemahnt haben, einleiten.
Es kann immer vorkommen, dass ein Schuldner wirtschaftliche Probleme hat und seine Rechnungen nicht zeitnah begleichen kann. Dann kann ein realistischer Zahlungsplan aufgestellt werden. Wichtig ist, der Kunde muss damit die Rechtmäßigkeit der Forderung anerkennen. Das ist auch ein guter Weg sich Kunden zu erhalten.
Allerdings, der Zahlungsplan muss eingehalten werden. Ganz wichtig ist immer, dass die Buchhaltung die Außenstände im Blick hat und Zahlungsfristüberschreitungen sofort und deutlich an die Unternehmensleitung kommuniziert. Ebenso wichtig ist eine zeitnahe Rechnungserstellung. Es bringt überhaupt nichts Rechnungen zu hamstern und erst mit großer zeitlicher Verzögerung zu schreiben. Das ist Voodoo-BWL und im besten Fall nutzlos.
Vorsicht ist bei Unternehmen, die ohne ersichtlichen Grund ihre Geschäftsadresse von Businesscenter zu Businesscenter verändern oder die Bankverbindung plötzlich wechselt , angebracht. Häufige Geschäftsführerwechsel können auch ein Indiz sein. Das heißt nicht, dass so ein Unternehmen vielleicht insolvent wird, es kann aber auch ein Anzeichen sein. Es ist auch ratsam, eine Bonitätsauskunft einzuholen. Sprechen Sie auch mit ihren Mitarbeitern insbesondere mit der Buchhaltung. Oftmals haben diese aus dem täglichen Kontakt Informationen, ob es beim Kunden noch rund läuft.
